Начало

Приветствуем вас на платформе Cursiver! Чтобы вам было проще разобраться во всех возможностях платформы, мы условно разделили ее на модули и коротко расскажем вам о каждом из них.

Основу Cursiver представляет шаблонизатор документов. С его помощью можно создавать и переиспользовать шаблоны документов, а также их составных частей - блоков и полей. На основе созданных или скачанных шаблонов пользователи могут генерировать документы - это делается через модуль генерации. Организация работы пользователей и сохранение документов происходит в разделе управления проектами. Пользователями и их группами можно управлять в разделе пользователей. Там же можно управлять настройками доступов.

Обозревать происходящее в системе и создавать аналитические фильтры можно прямо на главной странице в разделе обзор. Подгружать собственные данные вы можете в справочниках. И наконец настроить всю систему под свои бизнес-процессы можно в настройках.

Шаблонизатор документов

Шаблонизатор - это основа всей программы. С его помощью пользователи могут создавать свои собственные шаблоны документов и не только. Практически все в системе можно кастомизировать и для этих целей в первую очередь понадобятся поля. Поля - это строительный кирпичик всех шаблонов. В шаблонах документов они обычно подставляются на те места, куда пользователь должен будет подставить свои данные. Например, можно создать поле "ИНН компании", добавить его в шаблон договора, и на его место будет подставлен ИНН, введенный пользователем при генерации документа. Также на место шаблонов полей могут подставляться автоматически подгружаемые значения. Кроме того, поля могут использоваться для добавления в документы блоков по условиям.

Блоки - это следующий строительный кирпичик после полей. Они представляют собой заготовки, которые можно переиспользовать в шаблонах документов. Например, можно один раз сделать шапку для всех договоров, а потом добавлять её во все шаблоны документов в пару кликов. Блоки, как и шаблоны документов могут включать в себя поля и другие блоки. Это позволяет создавать чрезвычайно гибкие и вариативные шаблоны, по каждому из которых можно создавать как типовые, так и сильно отличающиеся между собой документы.

Сами шаблоны документов могут состоять как из одного, так и из нескольких шаблонов, что позволяет делать готовые комплекты документов.

Помимо шаблонов документов в программе также можно создавать шаблоны объектов и форм. В них также добавляются поля, а создаваемые на их основе объекты можно затем использовать для генерации документов.

Генерация документов

По созданным шаблонам пользователи могут создавать свои документы. Генерация происходит как на основе введенных пользователем данных, так и по сохраненной ранее информации, а также с использованием подгрузки из открытых источников или собственных баз данных.

Для того, чтобы создать документ, пользователь в общем случае выбирает проект или несколько проектов, в которых будут созданы документы, шаблоны документов, выбирает сколько разных комплектов необходимо подготовить. Затем чаще всего пользователю достаточно только выбрать в формах для заполнения данных либо уже имеющиеся в системе объекты, такие как юридические лица, перечень услуг, подписывающего документ и т.п. или ввести ключевые данные, например, ИНН, а остальное программа загрузит сама. При этом пользователь сразу может видеть получающийся результат и корректировать документ перед его генерацией при необходимости.

Проекты

Важной частью управления документооборотом является организация всей деятельности по проектам. Проектом в разных компаниях и ситуациях может быть, например, работа с определенным контрагентом или какой-то конкретный заказ, ведение арбитражного дела, объединение проектной группы пользователей в рамках одного информационного пространства и др. По сути проект - это способ организовать информацию и деятельность в том виде, в котором вам удобнее.

В Cursiver проект, как и большинство объектов системы создаются по шаблонам объектов. То, какие данные можно добавить в проект, например, название, срок, стоимость контракта или номер арбитражного дела - определяется набором полей в шаблоне проекта. Вы можете создавать разные шаблоны проектов при необходимости и они могут включать разные поля. Важно понимать, что это те же самые поля, которые используются для создания шаблонов документов. И важно это в первую очередь потому, что все данные из проекта вы можете подставлять в документы автоматически подставляя в них только нужные поля из проекта.

Проекты создаются в папках проектов. Папки можно вкладывать друг в друга, что позволяет вам определить любую удобную вам структуру организации информации.

Помимо информации, проект содержит в себе задачи, документы и объекты.

Задачи

Задачи вам скорее всего будут очень знакомы, так как они во многом похожи на задачи из других систем управления проектами. У них есть сроки, статусы, исполнители и менеджеры: привычные всем атрибуты. Но при этом задачи, как и проекты, создаются на основе шаблонов объектов. Это позволяет вам самим определять какие данные можно добавлять в задачи. И так же, как и проекты, их можно использовать для подстановки данных в шаблоны документов.

Документы

Это как сгенерированные или созданные вручную в программе документы, так и загруженные .docx и .pdf файлы, так и любые другие файлы, которые пользователи могут добавлять в проекты. Вы можете считать раздел документов в проекте обычной папкой на диске, в которой могут лежать как файлы, так и другие папки. Так же как в обычной папке, вы можете быстро просматривать документы прямо в программе, перемещать их, скачивать и тд. Но в отличие от папки на диске, в Cursiver вы также можете автоматически раскладывать все генерируемые документы по динамическим путям, просматривать историю документов, а также гибко настраивать доступы к ним для разных пользователей и синхронизировать данные с вашего компьютера прямо в Cursiver.

Объекты

Объекты - это достаточно общее название для самых разных вещей. Вы сами решаете, какие объекты вам нужны: это могут быть контрагенты, услуги или товары, организации или физические лица, адреса или телефоны, банки, транспорт - в общем всё, что может понадобится хранить в программе и данные о чём вам могут понадобиться в документах. И как другие сущности в программе, объекты тоже создаются по шаблонам объектов и форм, что значит, что вы можете сами указывать какие данные будут в них содержаться.

Справочники

Чтобы хранить постоянные данные, которые могут использоваться сразу в разных проектах, мы создали справочники. В них вы можете загружать данные из CSV, использовать подгрузку из внешних источников, или просто добавлять данные вручную.

Все объекты в рамках справочника должны создаваться по одному шаблону. Это обеспечивает структурированность данных и позволяет легко использовать их в генерации документов. Например, вы можете создать справочник со всеми вашими товарными позициями и обновлять его автоматически из вашей собственной СУБД. Тогда пользователь, выставляющий счет, сможет быстро добавить в него нужные позиции. Или, если вы управляете юридической фирмой, вы можете иметь справочник с реквизитами судов, который будет обновляться по открытым источникам и поддерживаться в актуальном состоянии автоматически. Тогда вам не придется, готовя документы, искать каждый раз ФИО судьи и нужный адрес.

Аналитика

Когда в системе хранится достаточно большое количество данных, очень важно иметь инструменты для их анализа - они делают из простого набора данных инсайты. В Cursiver мы уделили большое внимание инструментам поиска, анализа и работы с информацией. Таковым в первую очередь является глобальный поиск по системе, который открывается сразу, как только вы заходите в нее.

Глобальный поиск позволяет искать по всем типам объектов системы, будь то проекты, документы, ваши собственные объекты, пользователи или события. Почти все, что вы создаете в системе, можно найти через глобальный поиск.

Помимо, очевидно, строки поиска в глобальном поиске присутствуют самые разные фильтры по свойствам объектов, такие как даты и сроки, теги, исполнители, типы объектов и многое другое. Но что действительно делает наш поиск мощным аналитическим решением, так это кастомные логические фильтры. Такие фильтры вы можете создавать сами. Они позволяют работать со всеми данными, которые вы сами определили для проектов, задач, пользователей и объектов с помощью условий и логических операторов. Например, если вы храните в проектах информацию по сделкам, вы можете вывести все проекты, в которых прибыль составила от одного числа до другого в порядке убывания размера прибыли. Или например те же проекты, но под сопровождением конкретного менеджера продаж. Или отдела. Или добавить в фильтр тег "на контроль", чтобы получить готовую динамическую выборку заказов, которые требуют вашего особого внимания.

Такие фильтры, сортировку и все остальные настройки поиска вы можете сохранять в готовые фильтры, чтобы потом быстро к ним возвращаться, а также делиться ими с другими пользователями.

Пользователи

Cursiver - многопользовательская система. Юристы, бухгалтеры, менеджеры и другой персонал могут работать в едином информационном пространстве. Поскольку пользователи создаются на основе шаблонов объектов и форм, о которых мы уже писали ранее, вы можете сами оформить карточки пользователей на своё усмотрение. Эти данные тоже могут быть использованы при формировании документов, а также для поиска по пользователям и просто для систематизации информации о них.

Пользователей можно добавлять в группы. Пользовательские группы - это в первую очередь удобный инструмент для управления доступами пользователей. Но они также могут быть полезны для организации работ и взаимодействия между сотрудниками. Каждый пользователь может быть добавлен в любое количество групп, что делает управление ими еще более гибким.

Доступы

Безопасность и контроль доступа являются самым важным аспектом всей платформы Cursiver. Мы сделали многоуровневую систему контроля доступов, позволяющую подстроить программу под любую модель управления.

Ролевые доступы

Вшиты в систему. Всего существует две роли: администратор и пользователь. Первые наделены всеми правами, независимо от того, какие им выданы иные доступы. Последние - наоборот, не имеют никаких прав, пока они им не будут выданы.

Доступы к объектам

Самая гибкая и мощная модель, позволяющая давать доступ к любым объектам системы. Есть три типа доступов к объектам:

Доступы к страницам

Дают возможность выдавать доступы на объекты, но не показывать страницы, на которых эти объекты администрируются. Чаще всего это может пригодиться, если вы хотите выдать доступы на чтение шаблонов документов, каталогов и других пользователей, так как они могут пригодиться пользователю для генерации документов по данным, имеющимся в них. Но при этом вы бы не хотели, чтобы пользователь мог просматривать разделы, в которых редактируются эти сущности, так как для большинства пользователей они не актуальны.

Специальные доступы

Это особые настройки, добавляющие возможностей регулировки прав. Например, может ли пользователь создавать новые папки проектов в корне системы или может ли он просматривать события доступных ему сущностей системы и т.п.

Также важно знать, что все вышеперечисленные доступы, кроме системных ролей, можно установить для групп пользователей. Такие доступы работают для всех пользователей, входящих в эти группы. Самое удобное, что таким образом вы можете создавать утилитарные группы пользователей, которые дают заранее сконфигурированные сложные доступы всем их участникам.

Настройки

Так как Cursiver сочетает в себе возможности СЭД, системы управления проектами и аналитической платформы, и все это с возможностью кастомизации под разные бизнес-процессы, то и настроек системы довольно много. И чтобы получить максимум от использования нашей платформы, необходимо понимать, что именно и как именно вы можете сконфигурировать в системе под потребности вашей организации.

Шаблоны объектов и форм

В этом разделе редактируются шаблоны всех объектов на платформе. Важно знать, что здесь вы можете определить какие поля будут содержаться в проектах, пользователях, задачах и ваших собственных объектах. Например, вы хотите, чтобы пользователи могли создавать карточки контрагентов (объекты в нашей терминологии), в которых должен содержаться телефон и адрес контрагентов. Вы это можете сделать здесь, в этом разделе, добавив шаблон объекта "Контрагент" с полями "Телефон" и "Адрес".

Формы

Формы - это то, что пользователь заполняет данными при генерации документов. Формы создаются по шаблону, которым определяется какие поля могут в ней содержаться и в каком порядке. Чтобы форма отобразилась в генерации документа, вам надо привязать к ней хоть одно поле в шаблоне этого документа. При этом пользователю будет предлагаться заполнить только те поля, которые присутствуют в создаваемом документе, а не все, что есть в шаблоне формы.

Пример: вы создали шаблон объекта "юридическое лицо". В шаблоне договора вам надо подставить два юрлица: заказчика и исполнителя. Для этого вы можете создать две одноименные формы по шаблону "юридическое лицо" и привязать к ним соответствующие поля в документе. Более подробный пример можете найти в документации.

Теги

Теги позволяют вам маркировать проекты, задачи, объекты и документы. С помощью тегов вы можете быстро находить нужные вам данные, где бы они ни лежали.

Статусы задач

На платформе Cursiver нет навязанных процессов работы: вы сами определяете какие этапы должны проходить задачи. По-умолчанию, в системе заведены статусы "Новая", "В работе", "На проверку", "На доработку" и "Закрыта". Но вы можете их менять на свое усмотрение.

Шаблонные пути

Шаблонные пути позволяют навести порядок в документах. Они определяют ограниченный выбор папок, в которых пользователи могут добавлять документы. Например, вы хотите, чтобы ваши документы в проектах хранились строго в папках "Акты", "Счета" и "Договора". Вы можете создать такие шаблонные пути и ограничить пользователей в создании произвольных.

Мы в разработке платформы придерживаемся принципа давать возможности, но не ограничивать. Потому, вы сами решаете, как вы хотите работать: со свободной структурой документов или по шаблонам.

Фильтры

Любые настройки глобального поиска можно сохранить в готовые фильтры. Их можно применять в два клика, не проставляя заново все настройки. Такие фильтры позволяют выводить динамические результаты поиска, давая вам возможность создавать актуальные выборки данных. К примеру, так вы можете выводить списки просроченных задач и проектов.

По-умолчанию пользователи создают фильтры для себя. Но некоторые такие фильтры могут быть очень полезны для всех пользователей системы, потому мы дали возможность ими делиться. В этом разделе можно управлять именно такими, общими фильтрами.

Оповещения

Иногда в работе менеджеров возникает необходимость сообщить пользователям важные нововведения или обратить их внимание на срочные задачи. Для этих целей мы сделали функционал оповещений. Оповещения показываются на главной странице пользователям, которым они адресованы. Вы можете задавать им разные цвета для привлечения внимания, а в теле сообщения закреплять ссылки на задачи, документы и другие объекты системы, к которым пользователь сможет сразу перейти.

Интеграции

Мы предусмотрели в Cursiver самые разные сценарии работы и дали огромный спектр возможностей нашим пользователям для настройки платформы под свои задачи. Но у каждого бизнеса могут быть уникальные потребности и процессы, которые лежат вне плоскости универсальных решений. Для этих целей мы открыли нашу платформу для любых расширений с помощью механизма интеграций. Это дает безграничные возможности её кастомизации.

С помощью интеграций вы можете загружать и использовать на платформе данные из своих внутренних баз, интегрировать Cursiver с другими используемыми вами решениями, автоматизировать любые действия на платформе - в общем всё, что может вам потребоваться для внедрения Cursiver в ваши процессы.